Quando se trata de pauta logo nos vem à cabeça aquele documento elaborado com o objetivo de orientar nossas ações, alinhando os objetivos e estabelecendo tudo aquilo que deve ser tratado no decorrer do dia, amplamente utilizado para reuniões e na área do jornalismo.

Mas você sabia que a pauta também é muito presente no cotidiano das agências de publicidade?

É por meio dela que ocorre a gestão de todos os processos dentro de uma agência, tornando o fluxo dos jobs algo mais dinâmico e produtivo, otimizando o tráfego. E quando se trata de cumprir prazos com agilidade, possuir esse tipo de planejamento é essencial, por isso vamos explorá-lo com mais detalhes.

Ao estabelecer uma pauta conseguimos monitorar o job em suas várias etapas, acompanhando o andamento pelos diversos departamentos da agência, seja na parte da criação, redação, arte, produção, atendimento até chegar à finalização. Fica muito mais fácil designar os responsáveis por cada parte do projeto, distribuir as tarefas, mensurar a quantidade de trabalho a ser feito e, além de tudo, administrar os deadlines, podendo até mesmo colocar alguns jobs mais urgentes na frente de outros de menor prioridade, sem que haja confusão.

Ao mesmo tempo em que esse tipo de mecanismo ajuda a analisar minuciosamente o status do projeto a qualquer momento, também nos permite ter um overview da situação em geral. Porém mesmo com as facilidades criadas a partir disso, é indispensável que todos os departamentos e profissionais que neles trabalham tenham um canal aberto de comunicação entre si, para tirar dúvidas e entender de maneira mais clara algumas propostas, o que evita muitos erros e mal-entendidos que podem comprometer o andamento do job.

Graças a tecnologia temos a possibilidade de tornar esses processos virtuais para que todos da equipe tenham acesso simultâneo e ilimitado às informações necessárias. Ferramentas como o Trello e o Pipefy atendem muito bem a esse propósito, alguns softwares como o Siga e o Operand também são altamente recomendados para auxiliar na organização.

Muitos deles utilizam a metodologia Kanban, que separa as tarefas entre aquelas que já foram executadas, aquelas que estão em execução e aquelas que já foram entregues. Perfeita para tudo aquilo que discutimos até aqui.

Essas são apenas algumas sugestões, mas reitero que cada empresa trabalha de maneira distinta das outras, e nem sempre o que funciona bem em uma, funcionará de maneira igualmente satisfatória nas outras. É necessário analisar a forma que as pessoas trabalham ali, suas necessidades e limitações para aí sim estabelecer o melhor método a ser adotado. Mas de uma coisa não tenha dúvidas: estabelecer e seguir a pauta é vital.