Minha mãe me ensinou que era sempre melhor pedir algo para alguém ocupado do que para quem tinha muito tempo livre. Talvez isso tenha me causado um problema: eu passei a acreditar que estar ocupado era algo bom, que ter uma agenda cheia era um sinal de qualidade ou, pelo menos, me ajudava a acreditar que eu estava sendo eficiente.
Em um período da minha vida, tive uma experiência péssima de trabalhar numa empresa onde eu passava praticamente o dia todo em reuniões. Passei a odiar os encontros, e isso me fez pensar muitas vezes na eficiência desse formato.
Não sei você, mas, para mim, as melhores ideias chegam quando estou lendo um livro, ouvindo uma música ou no trânsito, sozinho no meu carro. Quando tenho tempo para pensar é que minha mente acaba tendo boas ideias. Quando estou ocupado, atolado por rotinas e, principalmente, preso em encontros que poderiam ter sido um e-mail, meu nível de eficiência e produtividade acaba caindo muito.
Algo importante para mim é a concentração. Hoje trabalho muito sozinho, em minha casa, e tenho mais eficiência em me concentrar. Eu tenho TDAH, e isso já complica muito minha atenção. Aprendi a me ajudar com anotações e com uma organização de tarefas, mas é claro que as interrupções acabam fragmentando minha concentração.
Gosto de reservar tempo para tarefas e tenho facilidade em me manter produtivo, mesmo que esteja muito cansado e submetido a um longo tempo de trabalho. Aprendi a desenvolver isso me submetendo ao esforço da jornada, parando alguns momentos e voltando à carga com mais eficiência.
Hoje, mesmo sozinhos em casa, somos submetidos a todo tipo de distração, seja um e-mail que chega à caixa de mensagens, seja uma mensagem que chega no WhatsApp. As tarefas estão fragmentadas em vários aparelhos, e cabe a nós a gestão de prioridades.
Para mim, não existe eficiência se não podemos metrificar. Um ponto importante de diferenciação é que a pessoa ocupada mede o dia pelo que fez; a produtiva, pelo que conseguiu alcançar.
Publicações da psicóloga e pesquisadora norte-americana Gloria Mark formam uma linha de investigação de mais de duas décadas sobre atenção, interrupções, multitarefa e produtividade.
As pesquisas de Gloria apontaram que, em média, uma pessoa permanece apenas 47 segundos concentrada em uma tela antes de mudar sua atenção para outra coisa. Seus estudos também mostraram que, depois que uma pessoa abandona uma tarefa, pode levar cerca de 25 minutos para voltar àquele projeto. Nossa capacidade de trabalhar não desapareceu. O problema é que fragmentamos nossa atenção.
Imagine duas pessoas trabalhando durante oito horas. Uma participa de reuniões, responde mensagens, verifica WhatsApp, abre e-mail, atende ligações, volta para uma apresentação, responde outro e-mail e entra em outra reunião. Ela pode terminar o dia tendo realizado dezenas de atividades. Agora pense em outra pessoa que consegue reservar períodos relativamente longos para três tarefas realmente importantes e termina duas delas.
Numa avaliação de fim de dia, a primeira pode chegar à conclusão de que esteve provavelmente mais ocupada, porém a segunda foi quem pode ter sido mais produtiva, pois teve foco em produzir aquilo que era realmente importante.
Como deixamos de estar ocupados para nos tornarmos produtivos?
Minha experiência me diz que a primeira grande tarefa é dominar sua agenda. Estabeleça horários para se dedicar a grandes tarefas. Determine os momentos mais adequados para isso, seja o começo do dia, em que estamos mais descansados, sejam momentos em que teremos menos interrupções.
Dominar sua agenda é aprender a negociar bem seus prazos. E saber dizer não. Hoje vivemos uma epidemia de urgência, um problema que me fez rever a semântica da palavra, pois todos parecemos com pressa. Acatar todas as decisões vai fazer você empurrar suas prioridades para frente sempre.
Avaliações constantes também me ajudam a entender minha evolução. Mensalmente, revejo meus planos e tenho uma visão clara do que preciso fazer. Metrificar nos ajuda a entender onde temos mais eficiência. Eu trabalho com vendas e, como sabemos, tempo é o combustível de todo bom vendedor.
Queria também te encorajar a levar suas ideias para passear. Manter o networking vivo é uma forma de testar projetos, buscar referências e conhecimentos. Conversando com nossa rede sobre ideias, aprendemos a perceber onde estamos caminhando e, principalmente, se estamos no caminho certo. Por isso, entendo que um almoço com um colega ou um happy hour com amigos pode ser o espaço na agenda mais produtivo da sua semana.
Uma semana tem 7 dias e 168 horas. Isso nunca muda. Portanto, ser produtivo não é conseguir colocar mais coisas na agenda. É garantir que a agenda tenha espaço para as coisas que realmente importam.
E isso confirma a sabedoria da minha mãe. Pedir algo para quem está ocupado funciona, mas não é a pessoa ocupada que sabe encontrar tempo. É a pessoa produtiva. Ela consegue manobrar a agenda para fazer aquilo que é importante.
Boa semana!
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